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TEKOANTekoan
Role para ver sua nova recepção

IA sob medida para clínicas médicas e estéticas

Agenda cheia, recepção produtiva, faturamento subindo, ninguém esperando resposta. Não é a sorte de um dia bom. É uma operação que atende sozinha, com uma IA que conhece o DNA e as particularidades da sua clínica.

4saté a primeira resposta98%dos atendimentos feitos por IA+38%de aumento nos agendamentos200+clínicas atendidas

O estado da arte

A tecnologia mais avançada que existe, treinada para não parecer tecnologia.

Um agente Tekoan não é uma IA genérica ligada num painel. É a sua recepção escrita inteira: o vocabulário da sua equipe, os seus protocolos, os seus horários, o jeito que a sua clínica responde quando o dia está cheio. Ele é construído para uma clínica só: a sua. É por isso que a paciente do outro lado não desconfia de nada.

O encontro da modernidade com a humanização.

  • Agenda

    Agendamentos finalizados em minutos

    Às duas da manhã, no domingo, no meio do feriado. Quem chega encontra alguém do outro lado. E sai de lá com horário marcado. Na véspera o lembrete sai sozinho, e quem não puder vir remarca ali mesmo.

  • Receita

    Mais receita com mais recorrência

    O faturamento e a recorrência crescem ao mesmo tempo. E você para de perder paciente para uma clínica que não é melhor que a sua, só respondeu primeiro.

  • Paz de espírito

    A clínica inteira sai do operacional

    Você para de conferir se o follow-up foi feito, porque ele é feito sempre, do mesmo jeito. E a recepção larga o repetitivo para fazer o que só uma pessoa faz: cuidar de quem está na frente dela.

O agente na prática

Uma segunda-feira, 21h47.

Um contato que chegou fora do horário comercial. A conversa acontece sozinha, e a paciente não desconfia de que tem uma IA do outro lado: script, técnicas, gatilhos e persuasão, com a naturalidade de quem trabalha na clínica.

Sete respostas, nenhuma escrita por alguém da clínica: um áudio ouvido, uma objeção de preço contornada sem desconto, uma pergunta clínica passada para a médica, e uma consulta paga que, às 21h47 de uma segunda, ninguém teria convertido.

Faça um teste

Quem responde do outro lado é o agente, não a gente.

Victoriaonline
  1. segunda-feira
    21h47
    Victoria: oi boa noite! vi o anúncio da criolipólise, quanto custa?

    Chegou 21h47 de uma segunda. Numa clínica sem instrumento, essa mensagem é lida às 9h20 de terça. Isso quando é lida.

  2. 21h47
    Tekoan: Oi, Victoria! Boa noite. A criolipólise aqui é cobrada por região, então o valor muda conforme quantas você quiser tratar. Me conta o que te incomoda que eu já te dou o caminho certo.

    Quatro segundos. E o preço que ela vai receber é o da tabela desta clínica, não uma média que o modelo achou na internet.

  3. 21h49
    Victoria: áudio, transcrito pelo agenteabdômen e flanco… mas queria saber se dói e quanto tempo demora, porque eu trabalho o dia inteiro

    Um áudio de catorze segundos. Boa parte do que uma clínica recebe é falado, e é exatamente aí que quase todo robô entrega a conversa para um humano resolver de manhã. Este ouviu, entendeu e respondeu.

  4. 21h50
    Tekoan: Não dói: é frio intenso nos primeiros minutos e depois a região anestesia sozinha. São 35 minutos por região, então abdômen e flanco no mesmo dia dão cerca de 1h10. Cabe num horário de almoço. Você já fez algum procedimento para gordura localizada antes?

    Ela perguntou duas coisas e recebeu as duas respostas antes de qualquer pergunta de volta. Essa ordem é a diferença entre atender e interrogar.

  5. 21h53
    Victoria: nunca fiz. tem um casamento em novembro e eu queria estar bem
  6. 21h54
    Tekoan: Dá tempo com folga. De novembro para trás cabe o protocolo inteiro. O próximo passo é a avaliação: 30 minutos, R$ 150, que viram desconto no dia do procedimento. Tenho quinta 14h30, sexta 10h ou sábado 9h.

    São horários reais, lidos da agenda. Ela não recebe um horário que já está ocupado, e ninguém precisa conferir depois.

  7. 21h55
    Victoria: hmm 150 só pra avaliar? achei salgado
  8. 21h56
    Tekoan: Entendo. Essa avaliação não é conversa de venda: é a Dra. Renata medindo dobra, olhando a sua composição corporal e dizendo de quantas sessões você precisa de verdade. Tem gente que sai daqui com menos região do que imaginava. E os R$ 150 voltam como desconto no dia.

    Objeção de preço, e ele não deu desconto. Segurou o valor e mudou o que ele significa. É o comportamento que toda clínica treina na recepção e quase nenhuma consegue padronizar.

  9. 21h57
    Victoria: faz sentido. só uma coisa: eu tenho hipotireoidismo, posso fazer?
  10. 21h57
    Tekoan: Essa é a Dra. Renata quem responde, com o seu exame na mão. Não vou arriscar um palpite sobre isso por aqui. Já deixei anotado na sua ficha para ela ver antes de você chegar, então você não vai precisar contar tudo de novo.

    O limite. Um agente que responde a tudo é um risco dentro de uma clínica. Este sabe o que não é dele, entrega para quem é de direito e não perde a pessoa no caminho. É a linha que separa IA clínica de chatbot.

  11. 21h58
    Victoria: ah que ótimo. sexta 10h então
  12. 21h58
    Tekoan: Reservado: sexta, 10h, com a Dra. Renata. Te mandei o link para garantir o horário. Assim que o pagamento cair, eu confirmo por aqui.Avaliação · criolipólisesexta, 10h · Dra. RenataR$ 150,00Garantir horário
    Victoria reagiu com 👍

    A cobrança sai sozinha, no mesmo minuto. Ninguém precisa lembrar de mandar, e essa é exatamente a etapa onde a clínica do diagnóstico mais perdia gente.

  13. sinal pago · horário confirmado na agenda

    O CRM registra a etapa no mesmo instante. É esse registro que vira a linha do funil que você viu no diagnóstico.

  14. quinta-feira
    9h
    Tekoan: Oi, Victoria! Confirmando: amanhã, sexta, 10h, com a Dra. Renata. Já deixei o casamento de novembro anotado na sua ficha para ela montar o cronograma no dia. Se precisar remarcar, é só me falar por aqui.

    Três dias depois ele ainda sabe do casamento. Memória não é enfeite: é o que faz a paciente sentir que falou com alguém, e não com um formulário.

E na clínica que não tem

A mesma mensagem, às 9h20 de terça.

A Victoria mandou às 21h47. Ninguém viu. Na terça de manhã alguém abre o WhatsApp e responde, e ela já marcou na clínica que respondeu em quinze segundos.

Ninguém na sua clínica vai saber que ela existiu. Ela não reclamou, não cancelou, não entrou em relatório nenhum.

Quantas Victorias chegaram esta semana?

A mesma conversa da tela anterior, com o agente desligado.

Victoriavisto por último ontem às 21h47
  1. segunda-feira
    21h47

    oi boa noite! vi o anúncio da criolipólise, quanto custa?

  2. 22h23h00h01h02h03h04h05h06h07h08h09h
  3. terça-feira
    9h20

    Bom dia! Desculpa a demora. A criolipólise aqui é cobrada por região, me conta o que você quer tratar que eu te passo o valor.

  4. A Victoria não respondeu.

O problema

Não é um problema de demanda. É um vazamento.

As clínicas que atendemos investem pesado em tráfego pago e geram contato todos os dias. A perda acontece no intervalo entre a mensagem chegar e alguém responder. Não entra em relatório, não vira reclamação, não gera reunião. Elas só sentem que o marketing está caro.

  • 20%

    dos agendamentos manuais têm erro ou não são confirmados

  • 3h

    por dia, em média, a recepção gasta em tarefas repetitivas

  • 2 em 4

    pacientes desistem enquanto esperam resposta no WhatsApp

Você já está pagando por esse problema. Só que em silêncio.

Por onde o dinheiro sai

Cinco torneiras. Sempre as mesmas cinco.

Nenhuma delas aparece no relatório de marketing. Todas aparecem no caixa.

  1. 01

    A demora

    O paciente manda mensagem e espera. Abre o Instagram da clínica do lado, que respondeu em quinze segundos. Some o paciente e a verba que você pagou por ele.

    A demora que custa caro.

  2. 02

    O follow-up

    O lead foi atendido, tirou algumas dúvidas, mas parou por aí. Faltou convencimento, persuasão, quebra de objeção. Quase virou paciente. E isso acontece com frequência.

    Sem follow-up, sem venda.

  3. 03

    O dinheiro na mesa

    Leads que antes disseram não podem estar prontos hoje. Sem reativação, você deixa dinheiro parado no seu CRM, esperando alguém voltar por vontade própria.

    Quanto tem na sua mesa?

  4. 04

    O no-show

    O paciente marcou, ocupou o horário e não veio. A sala ficou pronta, a agenda bloqueada e aquele espaço deixou de receber quem realmente queria estar bem ali.

    A hora desperdiçada.

  5. 05

    A recorrência perdida

    Perder um paciente não custa só uma consulta. Custa um retorno, manutenção, procedimentos e indicações. O valor perdido cresce muito depois da primeira ausência.

    Nunca foi só uma venda.

A sua conta

Quanto é o seu?

Três métricas bastam para estimar o potencial desperdiçado. As taxas de referência são a média do setor e a conta é conservadora de propósito. Esse é o custo de não fazer nada.

400 leads
R$ 2.500
Tempo até a primeira resposta

43 de cada 100 contatos seguem qualificados

A sua clínica

R$ 138.902na mesa por mês

pacientes por mês, hoje
19
pacientes por mês, na meta
98

A meta usa a referência dos nossos clientes atuais: de cada 100 contatos respondidos, 50 agendam e 70 de cada 100 agendados comparecem. Sobre o resultado incide ainda uma margem de 30%, para a estimativa ficar do lado conservador. O diagnóstico gratuito refaz tudo com o número da sua operação.

Enquanto você lê

O vazamento não espera você decidir.

Este número começou em zero quando esta seção entrou na sua tela. Ele não para enquanto você pensa, nem quando você fecha a aba.

vazou desde que esta seção abriu

Nesta estimativa, a clínica deixa de faturar R$ 193 por hora, R$ 4.630 por dia e R$ 138.902 por mês.

por hora
R$ 193
por dia
R$ 4.630
por mês
R$ 138.902

Derivado da sua própria estimativa acima, distribuído no tempo. Ajuste os controles e a vazão muda com eles.

Nenhuma dessas gotas aparece em relatório. É por isso que ninguém na sua clínica está tentando fechar a torneira.

Agendar diagnóstico gratuito

O diagnóstico

R$ 399.806 por mês.
Com os mesmos 616 contatos.

Esta é a tela da Glamour Clinic, rodando com a Tekoan instalada. Nenhum real a mais em mídia, nenhuma contratação: os contatos que entram são os mesmos de sempre. O que mudou foi quantos deles chegam até a consulta paga. Três das quatro etapas medidas estão hoje acima da referência do setor, e a quarta é a que está sendo corrigida agora. Puxe o cursor sobre o gráfico e veja as duas leituras.

Glamour Clinic · relatório de vazamento de receita do CRM Tekoan

Publicado com autorização da Glamour Clinic. Nenhum cliente nosso vira estudo de caso sem autorização.

  • Leads no mês

    616

    os mesmos de antes, nada a mais em mídia

  • Ticket ponderado

    R$ 3.504

    média do mix de procedimentos

  • Receita por mês

    R$ 400 mil

    eram R$ 71 mil

  • Etapas na meta

    3 de 4

    a cobrança da consulta ainda está 2,2 pontos abaixo

Aquisição

Leads que chegaram

Pré-venda

Responderam / qualificaram

Venda

Cobrança da consulta

Venda

Consulta paga

Atendimento

Avaliação realizada

Funil por etapa, antes e depois da Tekoan: volume que chegou, volume que seguiu, taxa e meta do setor
EtapaMeta do setorChegaram antesSeguiam antesTaxa antesChegam hojeSeguem hojeTaxa hoje
Leads que chegaramsem meta616616100%616616100%
Responderam / qualificaram70%61626843,5%61645273,4%
Cobrança da consulta50%2686122,8%45221647,8%
Consulta paga70%612947,5%21616375,5%
Avaliação realizada90%291862,1%16314890,8%

O que isso virou

Antes da Tekoan
R$ 71.131
×5,6
Hoje, com três das quatro na meta
R$ 399.806

Mesma mídia. Mesma equipe. Mesmo mês.

Receita por mês calculada sobre as consultas pagas do mês, ao ticket ponderado do mix, com fator de realização de 70% já descontado. É a mesma conta que o CRM roda.

O Protocolo Tekoan

Quatro fases para não parecer uma IA genérica.

Antes de entrar no ar, a IA aprende como sua clínica fala, atende, vende e resolve exceções. Imersão, construção, estresse e operação. Qualquer um coloca uma IA no ar. O difícil é fazê-la pertencer à sua clínica.

  1. 01

    Imersão

    Entramos na clínica para entender o atendimento, os serviços, as ofertas e as especialidades: vocabulário, protocolos, exceções e o jeito daquela recepcionista específica responder.

  2. 02

    Construção

    O agente é construído conforme as demandas definidas na fase 1. Persona, tom de voz da marca médica e fluxos desenhados para a sua operação, não para o mercado.

  3. 03

    Estresse

    Testes rigorosos e simulações em cenários difíceis para validar o agente antes que qualquer paciente fale com ele. O que quebra, quebra aqui.

  4. 04

    Operação

    Com validação e aprovação concluídas, entra no ar. E continua evoluindo: treinamento e ajustes constantes, como um colaborador novo que nunca para de aprender.

Especialidades

A especialidade muda. O caminho do paciente, não.

O paciente que chega pelo Instagram, chama no WhatsApp, pergunta o preço e some não é novidade para nós. Mas o jeito certo de conduzi-lo depende da sua operação. Da sua linguagem. Dos seus protocolos. Das suas exceções. É por isso que a Tekoan começa ouvindo, não automatizando.

  • Medicina estéticaProtocolo em sessões e um preço que só fecha depois da avaliação.
  • Emagrecimento e endocrinologiaTratamento longo, com retorno remarcado mês a mês.
  • Nutrição e nutrologiaRetorno mensal que se remarca doze vezes por ano.
  • Cirurgia bariátrica e metabólicaUm pré-operatório com três especialistas para encaixar na mesma agenda.
  • OdontologiaOrçamento alto que a decisão divide em parcelas.
  • Saúde mentalSessão semanal, e um primeiro contato que pede discrição antes de preço.
  • Implante capilarUma cirurgia decidida por foto, orçamento e receio.
  • DermatologiaA fila da estética e a fila clínica no mesmo WhatsApp.
  • Cirurgia plásticaMeses entre a primeira pergunta e a data marcada.
  • Reprodução assistidaMeses de pesquisa a dois antes da primeira consulta.
  • OftalmologiaConvênio primeiro, valor do particular logo depois.
  • Ortopedia e reabilitaçãoSessão que se remarca toda semana, paciente por paciente.
  • Saúde do homemContato discreto e quase sempre fora do horário comercial.

Quem já usa

Não fomos nós que dissemos. Foi quem testou e viu os resultados.

Duas clínicas da mesma rede. Duas cidades a três mil quilômetros de distância. E o mesmo problema aparecendo nos dois depoimentos: pacientes chegando fora do horário e donos respondendo WhatsApp no jantar. Sem roteiro. Sem combinar discurso. Apenas duas operações descrevendo, com as próprias palavras, o problema que a Tekoan foi criada para resolver.

“Pessoas enviando mensagens fora do horário comercial para minha empresa, aos finais de semana e sem ninguém para atender. Aqueles leads se acumulando e, o que é pior, sendo atendidos pela concorrência.”

Hoje, com esse agente de IA, eu não tenho mais demora nos atendimentos, eu tenho um follow-up estruturado lá no meu CRM e, o que é melhor de tudo, eu tenho agendamentos mesmo sem a intervenção humana.
Sandra PanzaFranqueada Magrass · Maringá (PR)

A Sandra chegou até a Tekoan pelo caminho mais difícil de contestar: antes de qualquer conversa comercial, ela pegou o número comercial da unidade de outro franqueado, que já era cliente, e conversou com o agente de lá como se fosse uma paciente. Só depois procurou a gente. Hoje roda mais de um funil na própria operação.

“A sua clínica de estética, ela não precisa de mais leads, ela precisa de velocidade nos atendimentos do WhatsApp.”

Eu não preciso mais ficar 100% do meu dia olhando para o meu WhatsApp, porque ela libera o nosso tempo e é super efetivo e super eficaz.
AndressaFranqueada Magrass · Rio Branco (AC)

No mesmo vídeo ela dá o número que mais importa para uma operação de estética: a taxa de resposta subiu para perto de 100% e os agendamentos e as conversões subiram junto. A frase dela sobre o agente, “você consegue formatar ela para que fale como se fosse você”, é a que mais ouvimos repetida por quem testa.

E o que eles escrevem quando ninguém pediu.

Todo cliente entra num grupo com a gente no primeiro dia. É por ali que a clínica manda o print do atendimento que deu certo, reclama do que não deu e pede ajuste. Estas seis mensagens vieram de lá, coladas como chegaram.

Texto literal, sem corte nem reescrita. Inclusive a pontuação e os emojis. Quem identifica cada mensagem é a clínica; telefone e nome completo ficaram de fora.

Clínica BiavattiItajaí e Jaraguá do Sul (SC) · o dono da rede

Atendimento TOP, seguindo todo funil de atendimento até o agendamento ☝️👏 👏👏

09:49

01 / 06

Mensagem 1 de 6. Clínica Biavatti, Itajaí e Jaraguá do Sul (SC). Atendimento TOP, seguindo todo funil de atendimento até o agendamento ☝️👏 👏👏

Lado a lado

A pergunta não é mais se você vai usar IA. É até onde você quer chegar com ela.

IA genérica apenas responde. Uma IA bem treinada entende contexto, linguagem, objeções, protocolos e sabe conduzir cada conversa com mais precisão. A diferença não aparece no primeiro “Olá”. Aparece na agenda, na conversão e no fechamento do mês.

Comparativo entre Tekoan, IA genérica e atendimento manual, em três atos
CritérioTekoanIA GenéricaManual
01Onde a máquina ganha de gente
Responde em segundos, três da manhã inclusiveSimSimNão
Não tira férias, não falta, não pede demissãoSimSimNão
Não coloca a sua clínica na justiça do trabalhoSimSimNão
02Onde gente ganha da máquina de prateleira
Sabe o preço do seu protocolo, não a média da internetSimParcialmenteSim
Adapta o tom sem perder a personalidade da sua clínicaSimNãoSim
Percebe quando conduzir, quando recuar e quando só escutarSimParcialmenteSim
Ninguém desconfia que é uma IASimNãoSim
03Onde nenhum dos dois chega
É sob medida para a sua clínica e ninguém mais tem um igualSimNãoParcialmente
Manda o link de pagamento e confirma quando o sinal caiSimNãoParcialmente
Faz follow-up personalizado com o contexto de cada leadSimNãoParcialmente
Reativa quem fez o procedimento e está na hora de voltarSimNãoParcialmente
Mostra em número onde a clínica perdeu paciente esta semanaSimNãoNão
Critérios atendidos por completo12 de 123 de 124 de 12

Meio ponto não existe aqui: ou a clínica pode contar com aquilo todo dia, ou não pode.

Quem somos

O produto nasceu dentro de uma clínica.

Não estudamos esse problema. Nós o vivemos.
na clínica da nossa própria família

Todo dia a recepção respondia as mesmas sessenta perguntas, e todo dia alguém desistia no intervalo entre a mensagem chegar e alguém ver. Ninguém precisou nos explicar o problema: ele era o nosso.

É a razão de a Tekoan soar como alguém que já esteve do outro lado do balcão.

O lugar de onde isto veio.

Quem construiu

Lorain Pazzetto

Sócio

  • Sócio de uma clínica referência em redução de gordura localizada, com 9 anos no segmento
  • Head de Soluções Digitais, responsável pela implementação do Open Finance no Brasil junto ao Bacen
  • Empreendedor em meios de pagamento: SpayC e ToPay

Enzo Bonamini

Sócio

  • Fundou e liderou duas startups antes da Tekoan
  • Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie
  • Certificações executivas por Harvard e Stanford em Empreendedorismo, Inovação e IA
  • Founder Institute do Vale do Silício e ABS

Robert Nunes

Sócio

  • Responsável pela arquitetura técnica e pelo motor proprietário de agentes da Tekoan
  • Experiência no setor de saúde, liderando agentes de IA para grandes clínicas e redes de franquias
  • Domínio avançado em engenharia de software, arquitetura de dados e orquestração de LLMs

Dúvidas

As perguntas que mais ouvimos.

  • A IA substitui a minha secretária?Equipe

    Não. Ela tira da sua recepção o trabalho repetitivo de digitar a mesma resposta sessenta vezes por dia, e devolve o que só uma pessoa faz: acolher o paciente que está na frente dela, contornar situação delicada, cuidar de quem chegou. A objeção mais comum vem de dentro, e é por isso que treinamento de equipe faz parte do protocolo.

  • A IA realmente conversa como um humano?O agente

    O agente é treinado por imersão na sua clínica: seu vocabulário, seus protocolos, suas exceções. Você pode testar antes de decidir. Vários clientes nossos fizeram exatamente isso: ligaram para a unidade de outro franqueado se passando por paciente, só para conferir.

  • Preciso entender de tecnologia?Operação

    Não. A imersão é conduzida por nós e a operação também. Sua parte é responder sobre a sua clínica, que é o assunto que você domina.

  • Quanto tempo até estar no ar?Prazo

    Depende da complexidade da operação, e é a fase 1 que define isso. Não passamos prazo nem preço antes de entender a clínica. O diagnóstico é a primeira entrega, não burocracia.

  • E o sigilo dos dados dos meus pacientes?Dados

    Operamos sobre a plataforma oficial do WhatsApp Business, com CRM próprio. A responsabilidade legal é sua, então o assunto entra no diagnóstico com a seriedade que merece, não como letra miúda.

  • Minha clínica é pequena. Vale a pena?Porte

    Às vezes não, e a gente fala isso na primeira conversa. Existe operação que ainda não tem demanda suficiente para justificar o investimento, e existe um patamar de exclusividade acima do qual a IA trabalha contra o posicionamento do médico. Nesses casos indicamos outro caminho e encerramos.

  • Tem fidelidade ou contrato amarrado?Fidelidade

    Não. Não tem fidelidade nem tempo mínimo. O que segura cliente é entrega de qualidade, não contrato leonino.

Sem Tekoan

Quanto custa não ter a Tekoan na sua clínica?

R$ 18.604 a 23.280/mês

  1. 01Uma recepcionista a mais.
  2. 02Treinamento comercial.
  3. 03Desenvolvedor sênior.
  4. 04Um funil desenhado.
  5. 05Follow-up automático.
  6. 06Sistema de métricas e gestão.
  7. 07Sistema de agenda.
  8. 08Sistema de reativação de paciente antigo.
  9. 09Um SDR.
  10. 10Um integrador de sistemas.

E o seu tempo.

Conta de reposição, não cotação: o que custaria montar a mesma operação com gente e ferramenta. Quatro de cada cinco reais são folha. O desenvolvedor e o SDR valem mais de 60% sozinhos.

IA humanizadaAgente sob medidaClínicas médicasO futuro é agoraMetas batidasRecorde de faturamentoFeita para clínica, não adaptada para umaIA humanizadaAgente sob medidaClínicas médicasO futuro é agoraMetas batidasRecorde de faturamentoFeita para clínica, não adaptada para uma

Próximo passo

Ninguém rola até aqui por acaso.
Falta meia hora de conversa.

Não passamos preço antes de entender a operação. Na conversa você descobre coisas sobre o próprio negócio que ninguém tinha mostrado, inclusive se a Tekoan não for para você.

  • Mapeamento de onde a sua clínica está perdendo contato hoje
  • Escopo personalizado para a sua demanda
  • Sem compromisso, sem contrato, sem proposta antes da hora